Правила цифровых отношений: как общаться, чтобы вас понимали правильно
Этика общения в мессенджерах в каждой компании разная, но есть рекомендации, которые подойдут всем.
Здоровайтесь и прощайтесь с собеседником
Если вы еще не общались с этим человеком сегодня, обязательно поприветствуйте собеседника. По окончании диалога также стоит попрощаться — это позволит обозначить завершение вашего разговора.
Что важно: если вы не были знакомы до этого, представьтесь, чтобы собеседник не гадал, кто ему написал. Уточните свою должность/статус — это значительно облегчит коммуникацию.
Соблюдайте правила орфографии и пунктуации
При переписке в мессенджерах правила русского языка никто не отменял. Поверьте, читающему намного приятнее видеть текст без ошибок. Частично в этом вопросе поможет автозамена и подсветка синтаксиса на компьютере и смартфоне. Главное, после автозамены обязательно проверяйте правильность нового текста, чтобы не возникло неловкой ситуации.
Объединяйте 10 разрозненных сообщений в одно осмысленное
Не отправляйте собеседнику несколько сообщений подряд. Лучше объедините всё в одно сообщение — так человека не будет раздражать множество уведомлений, ведь он получит лишь одно со всей нужной ему информацией. Также ему не придется дожидаться продолжения мыслей, изложенных в разных сообщениях и собирать их воедино.
Разделяйте смысловые блоки на абзацы
Если информации много, разделите ее на абзацы, чтобы удобнее было читать и воспринимать информацию. Но в мессенджерах и на сайтах проще разделять не пробелами в начале строки (или клавишей Tab), а одной пустой строкой между абзацами.
Пронумеруйте сообщение, если оно содержит несколько вопросов или ответов
Такой подход поможет быстро сопоставить вопросы и ответы, и при этом не потерять логику повествования. Также рекомендуется отвечать максимально развернуто, чтобы вам не прилетел тот же список с множеством уточняющих вопросов.
Не кричите на собеседника
Часто для привлечения внимания собеседника используют Caps Lock или множество восклицательных знаков, но нужно понимать, что каждый человек такую подачу воспринимает по-своему. Найдется немалое количество людей, которые считают такие сообщения криком или указом, а это приводит к нежеланию продолжать общение.
Не игнорируйте
Бывает такое, что вы видите входящее сообщение, но не можете ответить на него в течение 5 минут. В таком случае лучшим решением будет написать собеседнику о том, что сейчас вы не можете ответить и сделаете это позднее (желательно с указанием времени).
Если вы уже открыли чат и собеседник увидел, что вы прочитали сообщение, предыдущий пункт обязателен, иначе сложится впечатление, что вы игнорируете человека.
Проверяйте
После того, как текст написан, ошибки исправлены, рекомендации применены, обязательно перечитайте текст и проверьте, что нигде не нарушена логика, слова склоняются правильно, а собеседнику понятно с первого раза, о чём вы написали.
Эмодзи и другие эмоциональные вещи
- При выборе визуальных эмоций важно быть осторожными, так как люди, с которыми вы мало знакомы и общаетесь не так часто, могут понять ухмыляющийся смайлик или смайлик с сердцем неправильно.
- При выборе и отправке таких вещей обязательно подумайте, как это поймёт собеседник.
- Не перебарщивайте со смайликами: их можно использовать, но не стоит добавлять стикеры после каждого слова или пять штук в ряд (а то и в столбик).
- Возьмите за правило не заменять текст смайликом. Такие манипуляции затрудняют чтение текста и его понимание.
- Смайлики ставьте в конце предложения, а лучше — абзаца, чтобы передать свое эмоциональное состояние.
Голосовые сообщения и видео-кружки
Лучший вариант — отказаться от их использования, но если всё же вы их отправляете, придерживайтесь некоторых правил. Спросите человека, удобно ли будет послушать аудио, предварительно раскрыв то, о чём вы будете говорить и срочность послания. Если собеседник не может прослушать голосовое сообщение, то и на ответ не стоит надеяться.
Если ответ положительный:
- формируем мысль чётко и понятно, чтобы в сообщении не было длительных заминок, повторения одного и того же;
- обязательно находим тихое место, где нет посторонних звуков;
- если сообщение менее 10 секунд, удаляем его и печатаем текстом;
Отправка ссылок и файлов
Перед отправкой ссылок или документов обязательно напишите предисловие к ним — что это, почему это нужно посмотреть и на что обратить внимание.
В случае с файлами — даем им нормальные названия, а не «Безымянный файл» и тому подобное. Так человек сможет быстро их найти на своём устройстве.
Время написания сообщения
В случае если сейчас непривычное для переписки время, по возможности отправьте сообщения способом «Без звука» и дождитесь ответа в удобное для собеседника время.
Если же первое правило не подходит и собеседник нужен как можно быстрее, то обязательно извинитесь за беспокойство в неудобное время в начале сообщения.
Лучшее решение — заранее договориться о переписке в такое время или предупредить о том, что вы напишите поздно (или рано).
Правила общения в групповых чатах:
- убедитесь, что сообщение, отправленное в групповой чат, может и должно быть увидено всеми участниками этого чата;
- выяснение отношений и рекомендации оставьте для личной переписки;
- если вам необходимо выделить какого-то человека, отметьте его (значком @) — так он быстрее увидит ваше сообщение и отреагирует на него;
- @all используйте только тогда, когда уведомление действительно должны получить все;
- не спамьте, а отправляйте как можно меньше сообщений с как можно большим смысловым наполнением.
Автор: Вячеслав Самсонов, руководитель направления «Чат-боты» в технологической образовательной компании для предпринимателей Like Центр