В среднем затраты на умный офис составляют до 10% от общей стоимости проекта. Кроме желания оказаться в книжке писателей-фантастов и испытать вау-эффект, у развития направления умных офисов есть вполне рациональные причины.
Управлять событиями, а не пространствами: каким должен быть умный офис
Офис – это не просто стены и мебель. Это бизнес-процессы и люди, которые взаимодействуют в одном пространстве друг с другом. Умный офис помогает создать комфортную среду, чтобы сотрудник не занимался бытом, а решал профессиональные задачи, и максимально эффективно использовать пространство. Из чего состоит такой офис в 2025 году, рассказывает Андрей Чекан, соучредитель компании ЛИИС.
Freepik
Зачем компаниям умный офис
Во-первых, в комфортных условиях люди работают продуктивнее. Это важно с учетом гонки зарплат и дефицита кадров. Также правильно подобранные температура, влажность, освещенность, высокое качество воздуха, удобное рабочее место и зоны отдыха — аргументы, чтобы вытащить сотрудника из «удаленки».
Во-вторых, ставки на аренду и покупку офисов растут, а самих пространств на рынке не хватает. Умный офис позволяет использовать имеющиеся квадратные метры максимально эффективно. Пространство превращается из набора стандартных рабочих точек в место с большим количеством зон для коммуникаций, неформального общения и разных форматов индивидуальной работы.
В-третьих, умные системы управления ресурсами (свет, отопление, кондиционирование) помогают снижать затраты и минимизировать экологический след. Не нужно открывать форточку, если в офисе слишком сильно работают батареи и «отапливать» улицу. А с ними и простуд у сотрудников из-за сквозняков становится меньше. Такие системы автоматизации окупаются за 5–10 лет.
Как строят умный офис
Умный офис начинается с цифрового двойника, которого создает застройщик на этапе проектирования здания. Во время строительства девелопер закладывает базовые инженерные системы. Крупный корпоративный заказчик, который будет строить умный офис, обычно предпочитает получать помещение в состоянии shell & core, когда есть только бетонные стены, пол и потолок и подведенные коммуникации. В проект по созданию умного пространства корректнее всего заходить с двумя партнерами:
- дизайнером-архитектором, который отвечает за создание функционального, эргономичного и эстетичного офисного пространства, учитывает зонирование, комфорт сотрудников и фирменный стиль.
- техническим партнером, который отвечает за внедрение технологий автоматизации, включая системы управления освещением, климат-контролем, безопасностью, IoT-устройства и цифровую инфраструктуру.
6 технологий организации офисного пространства
Гибкость офисного пространства позволяет компаниям адаптироваться к изменениям в рабочих процессах, увеличивать комфорт сотрудников и оптимизировать использование площадей. Ниже — несколько решений, которые помогают в этом.
1. Модульные перегородки и мобильные стены
Современные офисы используют складные перегородки, позволяющие быстро менять конфигурацию пространства. Например, вытянутый конференц-зал, который в полном объеме площади используется редко, но тем не менее необходим, можно разделить на несколько частей за счет модульных перегородок. Они могут быть моторизированными или механическими, акустически изолирующими и даже с проекционной поверхностью для презентаций. Складные перегородки могут автоматически убираться в потолок, а мобильные стены — обладать качественной шумоизоляцией, поэтому разделенные ими пространства могут использоваться так же полноценно, как капитальные проекты. Подобные решения используются как в России, так и за рубежом.
«В офисе одного из наших клиентов, благодаря модульным моторизированным перегородкам конференц-зал был разделен на три части. В каждом из трех помещений можно автономно управлять мультимедиа, освещением и климатом. Так пространство не простаивает в моменты отсутствия больших событий, и его используют небольшие команды в качестве переговорок или креативных зон для коммуникаций», - рассказывает Андрей Чекан.
2. Трансформируемая мебель
«Гибкая» мебель делает офисное пространство более универсальным. Например, в больших лекториях трибуны могут складываться в стену-шкаф, а при необходимости выезжать. В разных конфигурациях зал может вмещать в себя до 90 человек, превращаясь из уютного командного пространства в полноценную аудиторию для массового мероприятия одним нажатием кнопки на планшете.
Такое решение реализовано для «Газпромнефти» в «Новой Голландии». Это удобно, но оправдано в масштабных архитектурных планировках.
Для стандартных офисов целесообразнее рассмотреть более простые решения. Например, мобильные столы и стулья позволяют легко перестраивать рабочие зоны, а столы с регулируемой высотой — чередовать работу стоя и сидя.
3. Зоны с разным уровнем уединенности под задачи
Для создания специальных зон, предназначенных для сконцентрированной индивидуальной работы, телефонных разговоров или коллективных брейнштормов, существует целый комплекс решений.
- Системы бронирования пространств: рабочих мест, переговорных комнат, парковки, локеров через приложение и без лишних взаимодействий с секретарями и администраторами. Например, в системе Simple Office можно также видеть места и статусы коллег: пользователь выбирает не только где и когда, но и с кем он будет работать в этот день.
- Системы мониторинга занятости и аналитики пространства: датчики и алгоритмы, анализирующие, как используются офисные зоны, помогают оптимизировать аренду и эксплуатационные расходы. Здесь можно построить тепловую карту, чтобы понимать популярность тех или иных пространств и трансформировать их.
- Системы активного и пассивного шумоподавления. Например, тихие кабины и капсулы позволяют сосредоточиться. Белым шумом можно «накрыть» и open space, и переговорную комнату, чтобы сохранить конфиденциальность бесед внутри и избежать подслушивания.
Часто решения используются в комплексе, что позволяет добиваться более качественных результатов. Например, бренд «Вкусно и Точка» благодаря гибким инструментам управления пространством разместил 700 сотрудников на 250 рабочих местах. В 2025 году в их офисе в три раза больше переговорных, есть удобные зоны для работы и отдыха, чем в 2022-м, без увеличения площади. При этом численность сотрудников выросла почти вдвое.
4. Умные переговорные
Их оснащение выходит за пределы просто телевизора и HDMI-кабеля. Это системы с цифровыми флипчартами, камерами, микрофонами и звуковыми панелями для качественной связи. Нужна и софтверная часть. Например, видеоконференцсвязь может осуществляться с помощью российских решений TrueConf, Протей, eXpress, IVA. Они интегрируются в инфраструктуру компании на программно-аппаратном уровне, что дает широкие возможности по управлению и высокую степень безопасности, включая криптографию и защиту каналов связи. Это особенно актуально для корпоративного сектора с распределенной сетью офисов по стране.
Все это дополняется системами автоматизации. Вы нажимаете на одну клавишу, и автоматически начинается ивент: запускается видеоконференцсвязь и презентация, затемняется свет, стекла становятся непрозрачными, включается шумоподавление. Под число участников настраиваются инженерные системы: воздух, температура и так далее. Вы занимаетесь бизнесом, а не пытаетесь справиться с умными технологиями.
5. Мультимедиа для общих зон
Для крупного бизнеса офис — это отражение корпоративной культуры и территория для трансляции корпоративного контента. Здесь могут использоваться в том числе нестандартные инструменты, способные удивить сотрудников и партнеров. Среди них — видеостены системы Digital Signage, продвинутые акустические и световые системы, позволяющие транслировать контент каскадом — тот меняется по мере движения сотрудников по типичным маршрутам в офисе. Это дополняет привычную систему корпоративного телевидения в зонах столовых и других мест общего пользования.
6. Автоматизация и безопасность
Настоящую ценность умному офису придает автоматическое управление пространством без участия человека: поддержка температуры, сила вентиляции в зависимости от количества человек в пространстве, затемнение стекол по информации от световых датчиков. Сюда же относятся вопросы безопасности, такие как передача информации на диспетчерский пункт в случае задымления.
К чему мы идем
Чем дальше, тем больше умный офис будет брать рутину на себя. Да, умение настроить вручную пространство с помощью пульта и приложения оказывает вау-эффект, но даже сотрудники-гики успевают с этим наиграться за пару недель.
Мы движемся к миру, где система предусматривает разные сценарии офисной жизни, и сама все настраивает. Сотрудники используют ИИ-ассистентов для организации встреч, анализа продуктивности, предсказания потребностей сотрудников. А носимые устройства с датчиками стресса подсказывают работнику сделать перерыв и отправляют в комнату для медитаций, где все под него настроено.
Все это звучит как картина из фантастического фильма, но не всем предсказаниям суждено сбыться. Например, к полной биометрии и бесконтактному доступу люди относятся достаточно скептически и не хотят делиться такими чувствительными данными. А кроме эффектности в технологии пока особенного смысла нет: обычные браслеты, подключенные к системе контроля и управления доступом, решают ту же задачу не хуже и гораздо дешевле.